La investigación revela qué hábitos con el correo electrónico molestan más a tus amigos y compañeros de trabajo. Estas reglas de etiqueta del correo electrónico evitarán que tus email acaben en la basura.
1. No respondes
Estás sentado en una reunión de equipo en el trabajo y tu colega te hace una pregunta que realmente no tienes ganas de contestar. Por mucho que quieras fingir que no lo oyes, tienes que decir algo. La misma cortesía debería ser válida para el correo electrónico, pero la investigación muestra lo contrario: Un usuario de correo electrónico promedio responde a menos del 25 por ciento de los mensajes de correo electrónico recibidos de sus contactos. Así que básicamente, estás ignorando tres de cada cuatro correos electrónicos. Es difícil ocuparse de todo. A todos nos pasa. Pero si alguien que conoces bien te envía un correo electrónico con una pregunta, claramente quiere saber algo, y responder es lo correcto. Una buena comunicación es una habilidad importante en el trabajo. Una respuesta apropiada sería aún mejor: Cuando tu compañero de trabajo te pida el informe trimestral o tu suegra quiera saber a qué hora debe venir a cenar, no pongas un apresurado «OK». Sabes que no leíste su correo electrónico, y ahora ellos también.
2. Respondes a un correo electrónico, pero apenas
Los investigadores del laboratorio de Yahoo examinaron más de 2 millones de usuarios y 16.000 millones de correos electrónicos durante varios meses, y encontraron que la longitud más común de una respuesta por correo electrónico es de cinco palabras. Sólo cinco solitarias palabras. Es cierto que hay algo que decir sobre la brevedad, y quizás en algunos casos se necesiten pocas palabras. Pero «que tengas un buen día» o «gracias por tu correo electrónico» ya son cuatro palabras.
3. Dejas la línea de asunto en blanco
O lo llenas con «Hey» o «Para tu información», lo que contradice completamente el propósito de la línea de asunto. Da a tus destinatarios una pista: alrededor del 70 por ciento de ellos piensan que es inaceptable cuando no lo haces, de acuerdo con una encuesta. Y teniendo en cuenta que más de la mitad de los correos electrónicos se leen en un teléfono móvil, asegúrate de que la «pista» sea clara y concisa, para que las palabras importantes no se corten en la pantalla pequeña.
4. Marcando urgentes innecesarios
En el correo electrónico, eso es marcar tu mensaje como «urgente» cuando en realidad no lo es tanto. Guarda esa bandera roja para problemas reales; de lo contrario, pierde su brillo de búsqueda de atención.
5. Escribes en color
También piensas que Times New Roman es muy bonita, y que más tamaños de fuente son mejores que uno. No queremos que nadie reprima tu creatividad, pero tal vez sería mejor guardarla para otro medio. En una encuesta de más de 1.200 personas realizada por BuzzStream y Fractl, dos agencias de marketing de contenidos, más del 60 por ciento de los encuestados consideraron que los tipos de letra irregulares (como Comic Sans o Courier New) y los diferentes colores y tamaños de letra son cuestionables. ¿Sabes lo que molesta más a la gente? Errores ortográficos y gramaticales, con casi el 80 por ciento diciendo que esos dos son los delitos más inaceptables.
6. TE ENCANTAN LAS MAYÚSCULAS
Eso está bien, excepto que estás gritando desde la pantalla. Si quieres cerrar con un «FELICIDADES» o «BUENA SUERTE», eso es normal. Pero la mayoría de las demás cosas que necesitan un poco más de atención pueden ser suficientemente enfatizadas con una negrita o cursiva. Y ten cuidado con la puntuación, también: Un signo de exclamación puede transmitir emoción, 17 está por encima de la media. «La gente a veces se deja llevar… pero el resultado puede parecer demasiado emocional o inmaduro«, dice Barbara Pachter en su libro The Essentials of Business Etiquette.
7. Tu firma tiene un kilómetro de largo
Es una forma de presentarse al destinatario, por lo que es lógico que incluyas tu nombre y cargo, la empresa para la que trabajas, el número de teléfono de contacto y el correo electrónico, y el sitio web, si lo hay. Lo que es menos importante en una firma: enlaces a redes sociales, identificadores de chat y exenciones de responsabilidad, según una encuesta. Tanto lo que los que te conocen bien, como los que no, probablemente lo encontrarán muy molesto: tener que leer tu cita favorita cada vez que reciben un correo electrónico tuyo.
8. ‘Respondes s todos’, todo el tiempo
¿Te gustaría que te notificáramos 15 veces diferentes acerca de 15 mensajes diferentes, 14 de los cuales no se tienen relación contigo? A menos que todos en ese grupo de correo electrónico realmente necesiten ver lo que dices, responde sólo al remitente. Y a lo largo de la misma línea de cadena innecesaria, digamos que tú y su amigo han escrito de ida y vuelta, y de ida y vuelta, y de ida y vuelta, y de ida y vuelta, acerca de tomar un crucero juntos. Ahora quieres invitar a tu hermana. Ahórrale la tortura de tratar de seguir el hilo reenviado; en su lugar, resume o resalta las partes importantes.
9. Tienes una respuesta automática en la oficina
Algo como: «Gracias por su correo electrónico. Recibo una cantidad abrumadora de mensajes, pero haré todo lo posible para responder tan pronto como pueda«. En realidad estás diciendo: Estoy más ocupado que tú y soy más importante que tú. Incluso si tus intenciones son buenas, al advertir a la gente que tu respuesta puede ser lenta, puede parecer arrogante o condescendiente. «Un correo electrónico automático sólo debe utilizarse si estás fuera de la oficina de vacaciones o no puede responder al correo electrónico porque está en un safari o algo así«, dice a Forbes.com Cherie Kerr, autora de «E-mail Etiquette for the Business Professional» (Etiqueta por correo electrónico para el Profesional de los Negocios). «Una respuesta robótica puede distanciar a alguien y ¿quién quiere eso?«