Como consultor de negocios globales, viajo. Mucho. Y debo admitir que, al principio, no era muy bueno en eso. Estar en múltiples países con múltiples zonas horarias en tan sólo unos días significaba que necesitaba estar realmente organizado. Después de algunas reuniones perdidas, citas nocturnas y vuelos casi perdidos, decidí buscar la ayuda de la especialista en productividad, Lori Krolik, presidenta de More Time for You. Me enseñó la lección de vida mágica de dominar las listas de tareas.
He aprendido que sin ellas, estás condenado.
Esto es lo que me dijo:
«Crea listas de tareas para los lugares a los que viajas, especialmente a nivel mundial, cuando necesites medicamentos o prendas de vestir especiales. Por ejemplo, podría necesitar medicamentos para la malaria en ciertos climas húmedos y remotos. O ese abrigo tan fácil de empacar cuando se viaja en clima frío. Abre o saca la lista cada vez que te estés preparando para irte y asegúrate de no olvidar nada«.
Fue como si ese consejo abriera una caja de Pandora de cómo organizar mi vida. No sólo pude estar en el lugar correcto en el momento correcto sin importar en qué parte del mundo me encontraba, sino que empecé a cortar física y mentalmente el desorden en todos los aspectos de mi vida, tanto profesionales como personales.
Y, ahora que lo tengo todo junto, quiero también compartir los diez secretos de cómo organizar tu vida.
Cómo organizar tu vida ahora mismo en 10 sencillos pasos
1. Priorizar.
Lo primero: tienes que creer en ti mismo que puedes ser el conquistador del desorden. La manera de hacer esto es concentrarse en lo que necesita ser organizado. No te asustes. Piensa, ¿qué áreas son las más desorganizadas? ¿Qué áreas te están estresando y dificultando la realización de ciertas tareas como programar reuniones o preparar la cena? Comienza esa lista de tareas y aborda cada tarea antes de pasar a la siguiente.
2. Vístete.
Hay una tendencia entre la gente organizada. Comienzan sus mañanas con la misma rutina todos los días, sin importar si van a trabajar o se quedan en casa. A muchas personas de éxito les gusta empezar el día haciendo su cama: de esta manera comienzan el día con un pequeño logro. Este simple acto de prepararse para el día, sin importar a dónde te lleve, puede cambiar tu perspectiva y ayudarte a ser más productivo. Es el simple conocimiento de que estás preparado para cualquier cosa, dentro o fuera de la casa.
3. Anota todo.
Claro, vivimos en una época en la que la pluma y el papel son anticuados, pero es una gran manera de recordar las cosas. Escribe esas listas de tareas y saborea el sentimiento triunfante que tienes cuando llegas a marcar todas las tareas. Para fechas importantes y recados, siéntete libre de usar tu teléfono inteligente. Pero no importa dónde, escríbelo (o anótalo en el móvil) en alguna parte. Las listas de cosas por hacer no sirven de nada flotando en tu cabeza.
4. Domina el calendario.
Hablando de fechas, mi gurú de la productividad, Lori, también compartió algunos consejos importantes cuando se trata de programar reuniones: asegúrate de usar la sección de notas en tu calendario. No confíes en tu memoria cuando se trata de recordar quién tiene que llamar a quién, o qué está en la agenda, o para mí, en qué zona horaria se supone que debe tener lugar la llamada. La conversión automática a veces no funciona, así que me aconsejó que pusiera todas las horas y husos horarios relevantes manualmente en el cuerpo de la invitación.
5. Sé un anti-procrastinador.
Lamento ser el portador de malas noticias, pero la procrastinación sólo aumenta el estrés y la desorganización. Cuanto más tiempo esperes para hacer algo, más difícil será hacer la tarea (además, es probable que hagas un trabajo peor debido a la presión y a las limitaciones de tiempo). Hacer las cosas tan pronto como puedas evita la sensación de tener algo colgando sobre tu cabeza. ¡Inténtalo! ¡Puede ser liberador!
6. Dale a todo un lugar.
Algunas personas aman a los fabricantes de etiquetas. Y, nunca lo entendí del todo. Esas pequeñas máquinas parecen tener un club de fans clandestino de gente muy organizada. Y ahora sé por qué he aprendido que esas pequeñas cosas pueden ser un arma poderosa cuando se trata de organizarse. Elija una y dirígete a la Tienda de Contenedores y consiga una gran cantidad de contenedores, cajas y carpetas. Después enloquece. Dale a todo en tu vida su lugar designado. Si todo tiene un hogar, usted disminuirá sus posibilidades de perder cualquier cosa. ¡Piensa en el tiempo que te ahorrarás si no buscas tus llaves! Esto también es válido para el correo electrónico. Crea carpetas y envía esos correos electrónicos a casa.
7. Deshazte de la basura regularmente.
Una gran clave para organizar tu vida es pasar tiempo de forma regular, ya sea cada semana o cada mes, para revisar y ordenar. Deshazte de las cosas que no necesitas. Una regla que tengo para la ropa y los artículos personales es, si no los he usado en un año, llevarlos a una tienda de segunda mano. Además, si compro algo nuevo, como un suéter o un par de zapatos nuevos, eso significa que debo deshacerme de algo. Esto también ayuda a combatir la guerra del desorden.
8. Poner las cosas en su sitio.
Ahora que todo tiene un «lugar», asegúrate de que sigue siendo así. No uses esa linterna y luego la pongas en un armario cercano. Tómate un momento y colócalo de nuevo en el recipiente cuidadosamente etiquetado de dónde salió. De esa manera, cuando lo necesites, sabrás dónde buscar.
9. Comparte el trabajo.
Una de las ventajas de estar realmente organizado es la libertad de estar realmente estresado y abrumado. Y la libertad de estar realmente estresado y abrumado significa que no tienes demasiado en tu plato. La gente realmente organizada sabe cómo delegar. Si encuentras que tu plato se está desbordando, prioriza y considera dejar caer o delegar las tareas menos importantes. Está bien cancelar los planes para que tengas tiempo de pensar. O, incluso, sólo para respirar.
Eso me lleva a mi último secreto de cómo organizar tu vida.
10. ¡Deja de intentar ser perfecto!
La gente organizada tiene la imagen de ser perfeccionista, pero la verdad es que no lo son. Es sólo la ilusión que han creado porque tienen el espacio y el tiempo para hacer lo que es importante. Si sientes que debes hacer todo perfectamente, no vas a hacer nada. Así que trata de hacer lo mejor que puedas para las cosas más importantes, y confórmate con ser «lo suficientemente bueno» para los demás, o pide ayuda. Esto te ayudará a combatir la procrastinación y a liberar su tiempo.
Desde que descubrí estos secretos de cómo organizar mi vida y mi trabajo, he sido mucho más productivo y he estado menos estresado. Parece contradictorio, pero al invertir un poco de tiempo en la organización diaria, he podido tener más tiempo para hacer las cosas que quiero y hacerlas bien.